Wat is CPQ? Configure, price, quote uitgelegd

Je kent het wel. Er komt een aanvraag binnen, iemand van verkoop duikt in een rekenblad, belt de werkvoorbereiding voor de juiste onderdelen, mailt terug met een vraag over de maatvoering, en drie dagen later ligt er een offerte. Waarna de klant vraagt of het ook in een andere uitvoering kan.

Dat proces is precies waar CPQ over gaat.

Wat is CPQ?

CPQ staat voor configure, price, quote: samenstellen, prijzen, offreren. Het is software die die drie stappen aan elkaar knoopt, zodat een klantvraag zonder handwerk uitkomt bij een offerte die klopt.

De klant, of je eigen verkoper, stelt het product samen uit de opties die mogelijk zijn. Het systeem bewaakt de regels, rekent de prijs door en maakt daar een offerte van. Wat eerst een rondje langs drie afdelingen was, wordt een handeling van een paar minuten.

De drie letters, en wat ze in de praktijk betekenen

De kracht zit hem niet in een van de drie, maar in het feit dat ze aan elkaar vastzitten. Een keuze van de klant werkt meteen door in de prijs, en die prijs staat meteen in de offerte.

Wat is het verschil tussen CPQ en een product configurator?

Dit is de vraag die we het vaakst krijgen, en de begrippen worden ook door elkaar gebruikt. Het simpelste antwoord: een product configurator dekt vooral de eerste letter. CPQ dekt alle drie.

Elke CPQ heeft dus een configurator in zich, maar niet elke configurator is CPQ. Verkoop je online en reken je met vaste prijzen, dan is een configurator meestal genoeg. Werk je met accountmanagers, klantafspraken en offertes die goedgekeurd moeten worden, dan begint CPQ pas echt te lonen.

Wanneer wordt CPQ interessant voor jou?

Een paar signalen die we in de praktijk tegenkomen:

• Offertes duren dagen. Niet omdat het rekenwerk zo zwaar is, maar omdat er meerdere mensen aan te pas komen.
• Er gaan rekenbladen rond. En niemand weet zeker welke versie de laatste is.
• Fouten vallen laat op. Een combinatie die niet kan, of een prijs die niet klopt, blijkt pas in productie of bij facturatie.
• Je verkoop rekent, in plaats van verkoopt. Dat is de duurste vorm van administratie die er is.
• Klantafspraken zitten in hoofden. Iedere klant heeft zijn eigen staffel of korting, en dat weet net één iemand precies.

Herken je er drie of meer, dan verdient het zich vrijwel zeker terug.

Wat levert het op?

Even in bedrijfstermen, want daar gaat het om.

Je verkoopcyclus wordt korter. Een offerte die binnen een uur ligt in plaats van na drie dagen, wint het vaak gewoon van de concurrent die er een week over doet. Snelheid is in B2B een onderschat verkoopargument.

Je marge lekt minder weg. Als kortingsregels en staffels in het systeem zitten in plaats van in iemands hoofd, verdwijnt de willekeur. Dat scheelt precies die paar procent die je aan het eind van het jaar terugziet.

Je maakt minder fouten. Onmogelijke configuraties komen er niet doorheen, en dat merk je in productie en in je retouren.

Je bent minder afhankelijk van personen. De kennis over wat wel en niet kan zit in het systeem. Dat maakt inwerken makkelijker en vakantie een stuk rustiger.

CPQ, je ERP en je webshop

De grootste winst zit in de koppelingen, en niet in de software zelf. Komen prijzen, artikelgegevens en voorraad uit je ERP, en gaat de getekende offerte er als order weer in, dan verdwijnt het overtikken volledig. Dat is ook precies waar veel CPQ-trajecten op stuklopen: de logica klopt, maar de data komt uit vier verschillende plekken.

Verkoop je ook online, dan kun je hetzelfde regelwerk in je webshop gebruiken. Bij Magento koppelen we dat aan de productdata en de klantgroepen, zodat een zakelijke klant zijn eigen prijs ziet en een consument gewoon kan afrekenen. Hoe zulke koppelingen werken, lees je bij Magento koppelingen.

Hoe dat er in de praktijk uitziet

Voor Serenco bouwden we een 3D-configurator voor het BOXO OSM werkplaatssysteem. Klanten stellen daar hun eigen inrichting samen en zien meteen wat ze kiezen. De stap die het echt interessant maakt voor de organisatie zit erachter: die configuratie is direct bruikbaar voor de offerte en de order, in plaats van dat iemand hem overneemt.

In de maakindustrie gaat dat vaak nog verder, waarbij de configuratie ook de stuklijst en de productieopdracht voedt. Daarover schreven we eerder over de 3D-configurator gekoppeld aan een ERP.

Wat is CPQ, kort samengevat

CPQ is het aan elkaar knopen van samenstellen, prijzen en offreren, zodat een klantvraag zonder handwerk een kloppende offerte wordt. Het verschil met een gewone product configurator zit vooral in die laatste twee letters: de prijslogica en de offerte.

Of het bij jou past hangt niet af van je omvang, maar van je complexiteit. Veel varianten, klantspecifieke prijzen en offertes die nu te lang duren: dat is het profiel.

Wil je weten of het in jouw situatie loont, kijk dan bij onze aanpak voor CPQ of leg je situatie aan ons voor. We zeggen het ook gewoon als een eenvoudige configurator genoeg is.